Quy trình mua hàng trong chuỗi cung ứng

Trong chuỗi cung ứng, quy trình mua hàng được doanh nghiệp vô cùng quan tâm và thực hiện một cách chỉn chu, cẩn thận để tránh các sai sót có thể dẫn đến việc thiệt hại vô cùng lớn.

1. Vai trò của quy trình mua hàng đối với doanh nghiệp

“Mua hàng” là một khái niệm không phải mới nhưng cũng gây không ít khó khăn cho các nhà quản trị. Đó là một hoạt động không thể thiếu và thậm chí quyết định năng lực cạnh tranh của chính doanh nghiệp với các đối thủ trong lĩnh vực của mình. chứng chỉ kế toán trưởng của bộ tài chính

Nói một cách đơn giản hơn, doanh nghiệp không mua hàng thì sẽ không có nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho sản xuất và kinh doanh của mình. Hoặc nếu có mua hàng mà việc quản trị không tốt thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình sản xuất và cung cấp hàng hóa cho khách hàng. Nó gây ảnh hưởng tới toàn bộ dây chuyền và hoạt động sản xuất kinh doanh không chỉ trong bản thân doanh nghiệp mà còn tác động gián tiếp tới doanh nghiệp khác trong chuỗi cung ứng mà nó tham gia. hr tuyển dụng

2. Một số lưu ý trong quy trình mua hàng

Trước khi mua hàng, người mua dĩ nhiên phải xác định nhu cầu của mình bởi sự cân đối giữa lượng hàng cần, thời gian cho phép để chờ đợi hàng đến, khả năng cung cấp của nhà cung cấp và khả năng tài chính của mình. Chúng ta sẽ cùng điểm qua các số liệu sẽ làm căn cứ vững chắc cho quyết định mua hàng mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp. chứng chỉ hành nghề kế toán là gì

2.1. Thời điểm cần có hàng – Just In Time (JIT)

Ngày nay để tối đa hóa lợi nhuận, ngoài việc tăng doanh số bán hàng, doanh nghiệp cần tối thiểu chi phí trong vận hành sản xuất của mình. Do vậy thời điểm cần có hàng là vô cùng quan trọng.

Trong Quản trị Logistics, thuật ngữ JIT là 1 phương pháp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí bằng việc kiểm soát được dòng chảy NVL. Trong đó, NVL sẽ được đặt hàng bằng cách nào đó để có mặt tại xưởng sản xuất vào đúng thời điểm cần thiết với đúng chất lượng được cam kết.

Như vậy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khoản chi phí lưu kho, chi phí đầu tư kho cũng như chi phí cơ hội trong thời gian “chôn vốn” vào NVL nằm trong kho. học về xuất nhập khẩu online

2.2. Số lượng – kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn

Nhân viên mua hàng sẽ phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất để biết được những NVL nào cần phải mua và phải mua với số lượng là bao nhiêu hay còn gọi là Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ).

Số lượng mua hàng này có xuất phát điểm từ số lượng hàng hóa, thành phẩm cần được hoàn thành theo kế hoạch. Sau đó quy đổi với hệ số định mức NVL để sản xuất 1 đơn vị hàng hóa, thành phẩm, bán thành phẩm.

Song song, số lượng cần để sản xuất chưa phải là số lượng cần đặt mua lúc này. Nó cần phải so sánh với số lượng hàng tồn trong kho và mức tồn kho an toàn (Safety Stock). Khối lượng đặt hàng bắt buộc phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện: day ke toan tong hop

• Đáp ứng đủ cho sản xuất, bao gồm cả thời gian chờ giao hàng (Leadtime).
• Tổng lượng hàng tồn trong kho không được dưới mức tồn tối thiểu và vượt quá mức tồn tối đa cho phép

2.3.Thời gian chờ Leadtime – Tình hình thực tế thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp (NCC)

Với cùng loại NVL, mỗi NCC có thể sẽ có giá chênh lệch ít nhiều kèm theo đó là các điều kiện giao hàng tương ứng. Ví dụ với nhà cung cấp nước ngoài, thời gian giao hàng và các loại phí phát sinh sẽ khác so với NCC trong nước. Trong đó, Leadtime (thời gian chờ từ khi đặt hàng tới khi nhận được hàng) là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng tới quyết định mua hàng. Với NVL mua từ NCC có Leadtime cao, đơn hàng mua bắt buộc phải có số lượng đặt cao hơn để có hàng hóa sử dụng trong các ngày chờ. pol pod là gì

Bảng dưới đây minh họa sự khác biệt giữa Leadtime 4 ngày và Leadtime 2 ngày với doanh nghiệp sản xuất sử dụng 100 đơn vị NVL/ngày. Số liệu ở bảng dưới đây sẽ cho thấy sự khác biệt về số lần đặt hàng cơ bản của Leadtime dài và Leadtime ngắn. khóa học xuất nhập khẩu

2.4. Khi nào nên đặt – Return Ordering Point (ROP)

Giả sử chúng ta có 1 nhà máy sản xuất sử dụng 1 tấn NVL mỗi ngày, mức tồn kho an toàn tối thiểu là 10 tấn và tối đa là 30 tấn vậy vấn đề đặt ra lúc này là chúng ta sẽ đặt hàng khi hàng tồn là 30 tấn hay xuống dưới 10 tấn.

Với biểu đồ minh họa trên, khi lượng hàng tồn xuống còn bằng 1 lượng Q nào đó, đơn hàng mua sẽ được thực hiện để khi hàng trong kho vừa hết cũng là lúc NCC giao hàng tới. Như vậy Q sẽ là căn cứ để xác định thời điểm tái đặt hàng của doanh nghiệp. lớp học quản trị nhân sự

3. Quy trình mua hàng

Quy trình mua hàng có thể trải qua các bước sau: skus là gì

3.1. Lựa chọn nhà cung cấp

Ngay khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên cung ứng tiến hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp.

•       Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để chọn được nguồn cung cấp tốt nhất.
•       Đối với các loại vật tư mới hay lô hàng có giá trị lớn thì phải nghiên cứu thật kỹ để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng. khóa học quản trị nhân sự online

Việc lựa chọn nhà cung cấp có thể trải qua các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Giai đoạn khảo sát: Thu thập thông tin về các nhà cung cấp

+ Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp (nếu có) bỏ lọc trùng trong excel

+ Các thông tin trên mạng intrenet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin.

+ Các thông tin có được qua các cuộc điều tra.

+ Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư…

+ Xin ý kiến các chuyên gia lớp học xuất nhập khẩu

Giai đoạn 2: Giai đoạn lựa chọn: trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành

+ Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp.

+ So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu.

+ Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được.

+ Chọn nhà cung cấp chính thức hạch toán khấu trừ thuế gtgt đầu vào và đầu ra

Giai đoạn 3: Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng:

Trong giai đoạn này phải thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với nhau. Bước trước làm nền cho bước sau. Cụ thể gồm các giai đoạn:

+ Giai đoạn chuẩn bị

+ Giai đoạn tiếp xúc

+ Giai đoạn đàm phán

+ Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng

+ Giai đoạn rút kinh nghiệm

Giai đoạn 4: Giai đoạn thử nghiệm: học kế toán thuế online

Sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợp đồng. Trong quá trình này luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn.

+ Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu.

+ Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác.

3.2. Lập đơn hàng, ký hợp đồng cung ứng

Sau khi chọn được nhà cung ứng, cần tiến hành thành lập đơn đặt hàng/hợp đồng cung ứng. Thường thực hiện bằng 1 trong 2 cách sau: mẫu quyết định cho thôi việc

Cách 1: Người mua lập Đơn đặt hàng => quá trình giao dịch bằng thư, fax, email… (hoàn giá) => Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng/Ký hợp đồng.

+ Đơn đặt hàng: các thông tin cần có trong Đơn đặt hàng

• Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng
• Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng
• Thời gian lập Đơn đặt hàng
• Tên và địa chỉ của nhà cung cấp
• Tên, chất lượng, quy cách của loại vật tư cần mua
• Số lượng hàng hóa cần mua
• Giá cả khóa học đầu tư chứng khoán tại tphcm
• Thời gian, địa điểm giao hàng
• Thanh toán
• Ký tên

Cách 2: người mua lập Đơn đặt hàng => quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp => Ký kết hợp đồng cung ứng.

Thông thường 1 văn bản hợp đồng cung ứng có các điều kiện và điều khoản sau đây:

– Đối tượng của hợp đồng: nêu rõ hàng hóa, dịch vụ, số lượng, khối lượng, giá trị qui ước mà các bên thỏa thuận bằng tiền hay ngoại tệ.

– Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hóa, hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc, bao gồm: hoc ke toan truong o tphcm

• Giá cả.
• Bảo hành.
• Điều kiện nghiệm thu, giao nhận.
• Phương thức thanh toán.
• Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng cung ứng.
• Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng cung ứng
• Các thỏa thuận khác

3.3. Tổ chức thực hiện đơn hàng/Hợp đồng cung ứng

Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/hợp đồng được ký kết, thì nhân viên phòng cung ứng tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực hiện hàng loạt các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng/hợp đồng: nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn hàng, giám sát dỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng hóa được giao, ký vào các chứng từ cần thiết, ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho, hiệu chính lại sổ sách cho phù hợp, kiểm tra hóa đơn và thanh toán, tiến hành đánh giá lại toàn bộ quá trình cung ứng hàng hóa, rút kinh nghiệm.

3.4. Nhập kho – bảo quản – cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu

Sau khi tiếp nhận vật tư, bộ phận cung ứng/bộ phận kho – quản lý vật tư cần làm tốt các công việc: nhập kho, bảo quản (tùy theo tính chất của từng loại vật tư), cấp vật tư cho các bộ phận có nhu cầu.